ネットショップの在庫管理を効率的に行うためには、管理の方法を知っておく必要があります。この記事では、ネットショップを多店舗展開しようとしている、またはすでにしているものの、在庫管理をどのように行ったら良いのか分からない人に向けて、在庫管理の方法や正しく行えない場合のリスクなどを解説します。
この記事を読むことで、在庫管理が行えないリスクを回避して正しく管理できる状態が目指せるでしょう。
在庫管理とはどのようなこと？
ここでは、まず在庫管理とは何なのか、その必要性や基本的な情報について解説します。
在庫管理とは何か
在庫とは売れれば現金化できるすべてのもののことで、その在庫を管理する作業を在庫管理と呼びます。商品を顧客へすぐに供給するためには在庫が必要ですが、抱えすぎると経営を圧迫したり、商品の劣化を招いたりする恐れがあります。健全に経営を展開していくためには、適切な在庫管理が必要だといえるでしょう。
在庫管理の必要性
在庫をもつことで、注文が入ってからすぐに商品を出荷できます。在庫のままでは利益にならず、生産コストや保管コストがかかるだけになってしまいます。在庫が売れなければ、すべての作業が無駄になるということです。このような無駄を出さないためにも、在庫管理を適切に行わなくてはなりません。
在庫管理の基本
商品をどれだけ入庫し、出荷したのかを適宜管理することは重要です。とくに、見込み生産の場合は入出庫管理がうまくいかないと現品とデータの数があわなくなり、ミスにつながる結果となるでしょう。また、詳しくは後述しますが、正確な在庫管理を行うためには在庫管理表が欠かせません。
在庫管理の方式にはどのようなものがあるのか
在庫管理の方式には主に「定量発注方式」と「定期発注方式」の2種類があります。ここでは、それぞれの特徴について解説します。
定量発注方式
「定量発注方式」とは、発注の間隔を固定せず、定められた水準まで在庫が減ったら一定量を発注する方式のことです。品目が多くても対応しやすく、比較的安価で需要変動の少ない汎用製品や標準品などに向いています。この方式では在庫の管理と把握が重要となり、調達サイクルは短めに設定したほうが良いでしょう。
定期発注方式
「定期発注方式」では、発注する量を固定せず、発注する間隔を一定期間に定めておきます。現在の在庫量や需要量に応じて発注量を計算し、その都度発注を行う在庫管理方式です。この方式には、高価でも需要が予測しやすい品目が向いています。需要予測の精度向上や、品目ごとの管理による発注量の見積りが重要なポイントとなります。
在庫管理ができないことで起こるリスク
ここでは、在庫管理ができないことで起こるリスクについて解説します。
在庫の散在
在庫管理の基本として、特定のものを特定の場所に置くよう決めておくことが大切です。この方法は「固定ロケーション管理」と呼ばれますが、固定ロケーション管理が守られていないと商品を探すために無駄な時間をかけることになるでしょう。
また、特定の置き場がないことで商品を適切に管理できず、劣化が早まってしまう恐れもあります。劣化に気づかないまま出荷すると顧客からの信用を失う場合もあるため、注意が必要です。
在庫の紛失
固定ロケーション管理で特定の置き場が決まっていない場合、在庫紛失のリスクが高まります。在庫は現金化されていない資源のため、在庫の紛失は現金を失うのと同じことです。そして、在庫紛失によって発注に対応できず、納期に遅れてしまう恐れもあります。
余剰在庫の発生
同じ商品の在庫が別の場所に散在していると、数量の把握が難しくなります。実際の量よりも少なく感じ、在庫を余分に増やしてしまうケースも少なくありません。結果的に余剰在庫が発生し、キャッシュフローを悪化させてしまうため、在庫管理は適切に行う必要があります。
ありがちな在庫管理の問題点
ここでは、ありがちな在庫管理の問題点について解説します。
担当者にしか分からないほど複雑
出入庫管理を1人の社員が行っており、担当者にしか在庫状況が分からないというケースがあります。管理表に後から要素を付け足すなどして複雑化することで、担当者にしか分からなくなってしまうのです。特定の社員しか在庫管理ができないと、作業がストップしてしまうリスクが高まります。複雑になりすぎて表を作った本人が分からなくなる場合も予想されます。
入力がタイムリーにできない
出入庫管理はシステムに行わせるのが主流となっています。しかし、一部がアナログのままという場合もあるでしょう。アナログのままで管理している部分については、タイムリーに入力できないこともあります。この場合、営業担当や経営者がリアルタイムの数字を確認できず、業務の効率や正確性が損なわれます。
入力ミスが常態化している
在庫管理表の運用方法が複雑だと、入力ミスが起きやすくなります。早めに入力ミスを改善しなければ、従業員が「後で帳尻合わせができるから」という考えで作業を行うようになり、ミスが常態化する可能性もあるでしょう。在庫管理の現場では、現品とデータを一致させるという意識を常に持ち続けることが利益の維持につながります。
現場を管理しにくくなる
入力ミスなどの放置が常態化した場合、データだけでなく現場を管理しにくくなる可能性があります。現品とデータの不一致は単なる入力ミスではなく、在庫の破損や紛失、持ち出しなども考えられます。不一致の原因の特定や改善ができなければ、現場における潜在的なリスクにも気付きにくくなるでしょう。
在庫管理のメリット
ここでは、適切に在庫管理を行うメリットについて解説します。
生産性の向上
在庫が把握できていなければ、発注の際にも適切な量が分からないまま新たな商品を注文することになります。また、余剰在庫がありすぎると必要な商品を探し出すのに時間を費やしてしまうでしょう。在庫管理を徹底していれば、商品を探すなどの不要な作業を減らして別の作業を行えるため、生産性の向上につながります。
キャッシュフローが良くなる
在庫はあくまでも在庫であり、販売したときに初めて利益となります。在庫が売れないうちは売上の回収ができないため、キャッシュフローが悪化してしまうでしょう。在庫管理を徹底することで不良在庫が防止でき、販売機会を逃さずに仕入れと販売を行うことで、キャッシュフローの改善効果が得られます。
品質の安定
商品を長期間保管していると、食品なら賞味期限や消費期限が迫り、それ以外のものでも紫外線や湿気などで徐々に劣化していきます。ほこりなどの混入リスクについても、保管が長期化することで高まります。正しく在庫管理を行えば適切なサイクルで出荷ができるようになるため、商品の品質が安定するでしょう。
会社の信頼性が向上する
在庫の数量管理を適切に行うことで、顧客のニーズに応じてスムーズに商品を出荷できるようになります。ニーズに素早く応えることで会社への信頼度が高まり、より安心感をもって商品の購入やサービスの利用をしてもらえるはずです。
顧客満足度の向上
注文したときに商品がなかったり、注文が拒否されたりすると、顧客はストレスを感じます。後から商品を用意できたとしても、顧客はすでに他社で購入しており、以後自社商品を購入してもらえない可能性もあります。在庫管理を徹底し、需要に見合った供給を行えれば、顧客満足度の向上にもつながるのです。
使いやすい在庫管理表とは
ここでは、使いやすい在庫管理表の特徴について解説します。
誰でも分かるシンプルさ
在庫管理表は、作成者以外の人がみてもすぐに内容を把握できるような、シンプルなものが良いでしょう。そのためには、担当者が作れば終わりではなく、上長が定期的にチェックして過度に複雑化しないようにする必要があります。商品によっては入力する要素を減らすなど、調整しながら表を簡素に保つことが大切です。
重要な数字が見やすい
在庫管理表はただデータを入力できるというだけではなく、誰にとっても見やすい表であることも重要です。重要な数字は、フォントや太さの変更で強調するなどの工夫をしてすぐに分かるようにしておきましょう。重要なデータを強調することで、ミスにも気付きやすくなります。
現品管理を見直す
見やすい表を作成できたとしても、現場の作業フローとかみ合っていなければミスは起こりやすくなります。そのため、在庫管理表を見直すときは同時に現品管理も見直さなくてはなりません。
適切な棚管理を行うためのポイント
ここでは、在庫管理において適切に棚管理を行うためのポイントについて解説します。
ロケーションの決定
まず、在庫管理の棚をどうするのか決める必要があります。在庫置き場があるのであれば、そこがロケーションとなるでしょう。専用の場所がない場合は、棚管理専用のロケーションを決めておかなくてはなりません。ロケーションを確保することで在庫を適切に管理しやすくなります。
管理するものを決める
在庫管理をするうえで棚は大切な要因ですが、管理できるものは限られています。棚には、小さなものの管理には向いているものの、大きなものは向いていないという特徴があります。管理するものを前もって決めておくことで、棚の大きさや必要な数なども把握できるでしょう。
棚のサイズを決める
次に、ロケーションとの兼ね合いも含めて、棚の大きさや高さなどを決めていきます。あまりにも高い棚にしてしまうと、商品の出し入れがしづらくなって管理が難しくなるでしょう。段数も多すぎると煩雑化して作業しづらくなるため、適度な高さや段数を見極める必要があります。
棚番号を振り特定の場所に特定の在庫を置く
棚管理において、棚に番号を振るのは必須の作業です。棚に番号を振ることで各在庫の場所を特定しやすくなります。このとき、なるべく分かりやすい番号を振るように心がけましょう。
在庫管理のシステム化を考える
ここでは、在庫管理をシステム化するうえで考えるべきことについて解説します。
データによる管理
システムを導入すれば、手動での管理によるミスを防ぎ、正確な在庫状態を把握できるようになります。また、情報共有がしやすくなり、過不足がないように在庫の数量をキープできます。
なお、データは商品の細かい情報まで記録できますが、細かすぎて管理しにくくなる場合もあるため注意が必要です。管理するデータは記録や管理のしやすさを考慮し、必要最小限の項目にすることが大切です。
管理システムを導入する
管理の作業を確実にするためには、在庫管理システムの導入がおすすめです。バーコードやQRコードをハンディターミナルで読み取るシステムなどを使うことで、商品情報のデータ化が可能となります。バーコードやQRコードによる商品管理を利用すれば、各部署間での情報共有も容易になるでしょう。
システム化のメリット
事業の規模が大きくなるにつれて、Excelなどによる在庫管理は難しくなっていきます。在庫管理システムを導入し、人の手で管理していた部分をシステム化することで、作業時間の短縮や効率化が図れます。さらに、倉庫費や保管費、人件費などのコスト削減にもつながるでしょう。
運用ポイント
在庫管理システムの導入にあたっては、システムの効果を上げるためにマニュアル化を進め、作業者によって作業品質に差が生じないようにすることが大切です。また、責任者を明確にして一定の基準で発注を行うよう心がける必要があります。そして、定期的に棚卸を実施し、在庫数のずれの修正を行うようにしましょう。
まとめ
物販事業を展開するうえで、在庫管理は売上を左右する重要な作業となります。使いやすい在庫管理表を作成し、適切な棚管理を実施して事業を拡大していきましょう。また、正確に在庫を管理して事業の効率を上げるためにはシステムの導入が便利です。
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