棚卸差異はさまざまな原因によって発生します。ネットショップ運営において着実に利益を上げるには、棚卸差異に注意が必要です。この記事では、棚卸差異の原因に触れたうえで、具体的な改善方法について解説します。ぜひ自社の棚卸差異を減らすためのお役立ち情報として、ご活用ください。
棚卸差異とは
帳簿上で把握している在庫数と、実際に数えた在庫数に差がある状態を棚卸差異といいます。たとえば、帳簿上の在庫数が100個に対し、実際の在庫数が95個だった場合、棚卸差異率は5%であるとわかります。棚卸差異率はなるべく低い水準に抑えることが大切です。
棚卸差異が生じる原因
棚卸差異の原因はさまざまです。ここでは、棚卸差異が生じる具体的な原因について解説します。
在庫の数え間違い
棚卸差異の原因としては、在庫の数え間違いも意外と多いです。カウントに漏れがあったり、同じものを重複して数えていたりすれば、棚卸差異につながります。人為的なミスを完全になくすことは不可能に近いため、人が在庫数を数えている限り数え間違いが発生する可能性があります。
入力間違い
たとえ在庫数を正確に数えていても、入力時にミスが発生するケースもあります。たとえば、記入欄や品番を見間違えて入力すれば、棚卸差異が発生します。記入欄や品番があっていても、タイプミスにより在庫数を誤って入力する可能性もあるため注意が必要です。
集計時のミス
商品の種類や数が大量であれば、集計時にミスが発生して棚卸差異を生み出す場合もあります。集計しなければならない項目が抜けており、すべてを集計できていないケースも珍しくありません。また、すでに集計に加えた項目を再び加えてしまうミスも起こる可能性があります。
処理の漏れ
カウントや集計の作業を適切に行っていても、事務処理の際にミスが発生する場合もあります。特に、エクセルや手書きのシートを使用して人が管理しているなら注意が必要です。また、伝票処理に漏れが生じ、大幅な棚卸差異につながるケースもあります。
仕入れ先の誤納品
棚卸差異の原因は、自社以外が生み出している可能性もあります。仮に、仕入先が納品数や商品の種類を誤った場合、自社が想定している在庫数と実際の在庫数があわなくなります。仕入先が記載ミスをしたり、伝票漏れを生じさせたりするケースもあるため、納品時はきちんと確認しましょう。
在庫の紛失や破損
在庫を紛失すれば、本来あるはずの在庫がない状態になります。結果として、把握している在庫数と実際の在庫数があわなくなります。紛失した場合だけでなく、破損して廃棄する場合も同様です。また、倉庫を整理する際に在庫の場所を移動し、そのまま置き場所がわからなくなってしまうケースもあります。
棚卸差異を計算する際の注意点
棚卸差異を計算する際はどのようなことに気をつけたらいいのでしょうか。ここでは、注意点について解説します。
棚卸差異の目安はどれくらい？
企業にもよりますが、膨大な数の在庫を管理しているところも多いです。そのため、棚卸差異の発生を完全に防ぐのは難しく、少なからずどの企業でも発生しているといえるでしょう。棚卸差異率もそれぞれ異なり、1％以下の企業もあれば、10％以上の企業も存在します。
目安としては、最大でも5％程度に抑えるのがおすすめです。可能であれば2％以下を目指すと、自社の利益に対する影響を最小限に抑えられます。
棚卸差損と棚卸差益の違い
棚卸差異には、棚卸差損と棚卸差益の2つがあります。棚卸差損とは、帳簿上で把握している在庫数よりも、実際に数えた在庫数が少ない状態です。一方、棚卸差益とは、帳簿上の在庫数と比べて、実際に数えた在庫数のほうが多い状態を表しています。
複数の商品で棚卸差損と棚卸差益の両方が出ていると、全体の棚卸差異率は低く見えます。その場合、問題に気づくのが遅れる可能性があるため、日頃から商品ごとに棚卸差異をチェックしたほうが安全です。
棚卸差異が生じた場合の対処の流れ
ここでは、棚卸差異が生じた場合、どのような流れで対処するべきか解説します。
棚卸差損と棚卸差益を算出する
帳簿上の在庫数と実際に数えた在庫数を比較して棚卸差異を発見した場合、棚卸差損と棚卸差益についてそれぞれ計算します。すでに触れたとおり、両方が生じていると棚卸差異率が低く見えるため注意が必要です。棚卸差異が多く発生していそうなときは、優先順位をつけて計算していきましょう。
棚卸差異の原因を特定する
棚卸差異の原因は多岐にわたります。そのため、原因を特定するには、現場の状況を把握しながら少しずつ情報を集める必要があります。いきなり原因を特定できるとは限らないため、ある程度時間をかけることが大切です。仮定を立てながら推定していくと、少しずつ原因が明らかになっていきます。
原因にあわせた対策を実施する
今後、棚卸差異を減らしていくためには、原因にあわせた対策を取り入れることが大切です。原因に即していなければ、対策を取り入れても効果は期待できません。根本的な原因を改善できると、大幅に棚卸差異を減らせる可能性があります。具体的な改善方法については後述するため、そちらを参考にしてください。
棚卸差異の改善方法
棚卸差異が生じたときは、必ず対策を取り入れましょう。ここでは、具体的な改善方法を解説します。
確認を徹底する
棚卸差異をなくすには、常に確認することが重要です。たとえば、従業員に指差し呼称や声出しを徹底させるなどして意識を高めましょう。これらはコストをかけずすぐに導入できる方法ですが、高い効果を期待できます。
また、納品時には必ず検品を実施し、自社が指定したものが確実に届いているかチェックすることも大切です。自動で検品できるシステムを導入すれば、効率的に作業を進められます。
実際の商品の動きとデータを一致させる
在庫の管理や計算などは手間がかかるため、後回しになってしまうケースも多いです。しかし、棚卸差異をなくすには、こまめにその都度実施する必要があります。
ただし、きちんとカウントや計算を行っていても、システムによっては実際の商品の動きがデータに反映されるまでに時間がかかる場合もあります。入庫や出庫の状況をすぐにデータに反映できる体制を整えることも大切です。
みなし出庫を活用する
みなし出庫とは、伝票処理をせずに出庫する方法です。扱っている商品数が膨大であれば、いちいちすべての出庫を把握するのは現実的に難しいケースもあります。しかし、みなし出庫を行えば、そのような場合でも出庫を簡略化しつつ適切に処理できます。
作業を簡略化できると、その分だけミスを防ぎやすくなるためおすすめです。実際に取り入れる場合は、社内でみなし出庫に関するルールをしっかりと決めておきましょう。
まとめ
棚卸差異はさまざまな原因により発生するため、常に確認することが大切です。人の手ですべてを管理するには限界もあり、システムやツールを有効活用しながら管理する必要があります。
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